No passado dia 1 de julho, celebrámos o Dia das Bibliotecas. Um espaço de saber, de conhecimento e, acima de tudo, de arquivo de histórias. Na TBFiles não podiamos deixar esta efeméride passar sem falar da importância do arquivo (e do arquivo organizado) e dos arquivistas.
Os arquivistas hoje desempenham um papel crucial no sucesso da estruturação da informação nas organizações. Eles são responsáveis pela sua gestão, organização e preservação, garantindo que os dados estejam acessíveis e possam ser utilizados no futuro. Para esse sucesso contribuem ações como:
- Organização e classificação de documentos: Os arquivistas desenvolvem e implementam sistemas de classificação que facilitam a localização e o acesso rápido aos documentos. Isso inclui a criação de índices, catálogos e sistemas de codificação.
- Preservação e conservação: Eles asseguram que os documentos importantes sejam preservados de forma adequada, protegendo-os contra danos físicos, deterioração e perda de dados digitais. Isso inclui a utilização de técnicas de conservação e a migração de dados para formatos atualizados e acessíveis.
- Gestão da informação: Seja num ambiente digital ou analógico, estes profissionais são responsáveis por gerir a informação acumulada, garantindo que a mesma é arquivada corretamente e que os sistemas de armazenamento sejam seguros e eficientes e respondem corretamente às múltiplas solicitações que sobre eles recaem.
- Cumprimento de regulamentação e normas: Os arquivistas ajudam as organizações a cumprir as leis e regulamentações relacionadas à gestão da informação, como a proteção de dados e a privacidade. Eles garantem que os processos de arquivo estejam em conformidade com as normas estabelecidas.
- Apoio à tomada de decisões: Ao assegurar que a informação relevante esteja disponível e organizada, os arquivistas ajudam os gestores a tomar decisões informadas. O acesso rápido a informação precisa pode ser crucial em situações de tomada de decisão estratégica.
- Formação e orientação: Os arquivistas educam e orientam a organização sobre as melhores práticas de gestão de documentos e informação, promovendo uma cultura organizacional que valoriza a correta utilização e preservação dos dados.
- Desenvolvimento de políticas e ferramentas de gestão da informação: Eles participam na elaboração e implementação de políticas, procedimentos e ferramentas de gestão da informação, garantindo que todos na organização sigam práticas normalizadas, consistentes e eficientes.
O papel dos arquivistas foi mudando ao longo do tempo. Com os desafios da “Era da Informação”, em que vivemos, estes profissionais deixaram para trás o exclusivo papel de detentores da memória das organizações, para se posicionarem cada vez mais como peças chave na estruturação de sistemas de informação que garantam a preservação do conhecimento, a sua gestão operacional e o cumprimento de regulamentação. Assim, hoje os arquivistas são os guardiões do conhecimento, organizando o passado e o presente e ajudando a construir um futuro informado.
Artigo escrito por:
Olga Martins
Archive Consultanting Manager
