Para realizar as suas atividades diárias e vender os seus produtos ou serviços, as organizações precisam de reunir todo o tipo de informações. A garantia de ter o documento certo no momento exato é uma forma de poder para qualquer organização. Contudo, numa era em que a informação nos chega em quantidades massificadas, deter mecanismos de controlo dessa informação é vital. A classificação consistindo na disposição dos documentos de um arquivo de acordo com um conjunto de categorias relevantes à organização, é um desses instrumentos.
A organização da informação através de um sistema classificativo é importante por questões de eficiência, segurança e conformidade.
De facto, dispondo de um arquivo classificado as organizações conseguem localizar mais facilmente os documentos que precisam e tomar decisões fundamentadas mais rapidamente.
A classificação de documentos traduz-se naturalmente na criação de dossiers que agrupam tipos de dados que refletem uma determinada função e como tal são utilizados por determinados agentes dentro da organização. Esta separação física dos documentos imposta por um sistema classificativo permite à organização estabelecer ferramentas de controlo de acesso aos documentos armazenados em cada categoria, limitar o acesso a determinados dados, logo, tornar esses dados mais seguros.
A implementação de um sistema de classificação pode ainda ajudar à adoção de políticas de retenção de documentos, permitindo-se calendarizar ações de eliminação ou conservação dos mesmos.
A criação de um plano de classificação de documentos não só permite a identificação dos dados que são confidenciais e a aplicação de medidas de controlo e proteção, como o Regulamento Geral de Proteção de Dados obriga; como também impõe que se tomem decisões de como os documentos devem ser tratados e que tipo de mecanismos devem ser implementados para protegê-los, operacionalizando-se, por exemplo, as incumbências da ISO 27 001.
Posto isto, a criação de um sistema de classificação que reflita uma estrutura uniforme de categorização dos arquivos de uma organização, vai permitir que ela se torne mais eficiente, cumpra os requisitos legais relativamente à proteção dos dados pessoais e consiga certificar o seu sistema de segurança de informação.
Artigo escrito por:
Olga Martins
Archive & Information Consultant
