Ao longo dos anos, as empresas têm tido cada vez mais interesse em soluções tecnológicas que permitem retirar carga administrativa e sem valor acrescentado aos colaboradores. Muitas são as opções disponíveis no mercado, sendo por isso importante que antes das organizações avançarem para um processo desta envergadura compreendam os benefícios e os corretos modelos de implementação da tecnologia.
Termos como extração de dados e classificação de documentos são gradualmente mais ouvidos no meio empresarial, muitas das vezes não aplicados corretamente, mas com uma crescente posição no mercado.
Quando nos referimos à classificação de documentos, frequentemente não se compreende qual é o benefício deste serviço, contudo a classificação de arquivo é uma das principais vantagens competitivas que uma empresa pode ter.
A classificação de documentos traduz-se naturalmente na criação de dossiers que agrupam tipos de dados que refletem uma determinada função e como tal, são utilizados por determinados agentes dentro da organização. Esta separação física dos documentos imposta por um sistema classificativo permite à organização estabelecer ferramentas de controlo de acesso aos documentos armazenados em cada categoria, limitar o acesso a determinados dados, logo, tornar esses dados mais seguros.
Esta classificação de documentos acarreta inúmeros benefícios, nomeadamente a tomada de decisões mais rápida, a informação mais segura e claramente mais organizada.
A extração de dados é uma ferramenta tecnológica que tem despoletado um interesse enorme, dada a sua utilidade e benefícios para as empresas.
Com a ferramenta de extração de dados é possível que as organizações consigam reunir toda a informação necessária ao seu bom funcionamento, conseguindo tomar decisões de forma mais sustentada e rápida. Essa informação é possível de obter através da extração dos campos necessários para as empresas. Essa extração é realizada de forma automática, segundo regras pré-estabelecidas pelas organizações, permitindo que os colaboradores se foquem em tarefas de maior valor acrescentado.
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