Muitas vezes, as empresas possuem alguma desvalorização e desinteresse pela organização do arquivo documental e pelo espaço arquivístico, o que resulta num espaço desarrumado, com falta de cuidado, demasiado ocupado e sem qualquer regra cronológica. Como tal, quando é necessário consultar alguma documentação a tarefa fica extremamente complicada e mais morosa, o que advém, na resolução tardia dos problemas.
Para além de todos os inconvenientes, existe ainda toda a documentação que já ultrapassa o limite obrigatório de conservação e deveria ser eliminada definitivamente da organização, a não destruição provoca uma acumulação indevida de documentos.
Embora muitas empresas não reconheçam, é extremamente importante ter um arquivo organizado não só para encontrar rapidamente a informação, mas também para libertar espaço para atividades de maior valor acrescentado ao desenvolvimento da empresa.
Ao ter o arquivo organizado, torna-se possível libertar espaço para outras atividades de maior valor acrescentado, uma vez que a não utilização do espaço acarreta um custo elevadíssimo para a organização sem qualquer possibilidade de rentabilização do mesmo.
Deste modo, existem algumas estratégias que as empresas podem adotar para otimizarem os espaços e ao mesmo tempo organizarem o arquivo.
Como otimizar o espaço e organizar o arquivo documental?
A estratégia mais eficaz para as empresas passa por alocarem o serviço a uma empresa externa, ou seja, todo o seu arquivo sairá das instalações e passará para a responsabilidade de uma segunda entidade, essa organização para além de armazenar os documentos poderá digitaliza-los, para que possam estar disponíveis a qualquer momento e a qualquer hora, e para além disso, estará atenta aos prazos de destruição da documentação para alertar o cliente da necessidade de eliminar os ficheiros.
Existe ainda a possibilidade de se realizar a classificação do arquivo documental, com o intuito de organizar cronologicamente toda a documentação para uma pesquisa mais fácil e coerente.
A documentação estará armazenada em locais específicos, com controlo certificado de temperatura e controlo de pragas, bem como, acondicionada em caixas devidamente identificadas e rastreadas.
Para além destas vantagens, a mais evidente passa pela libertação definitiva do espaço na empresa, esse local poderá ser aproveitado para outras funcionalidades de maior interesse para a atividade core da organização.
Este panorama é o mais extremista, contudo nem todas as empresas evidenciam a necessidade de externalizar o arquivo. Todos os serviços apresentados em cima são possíveis de serem realizados separadamente o que é bastante facilitador para acompanhar as eventuais “dores” dos clientes nos mais diversos estados.
É importante realçar, que na era tecnológica em que nos encontramos é crucial as empresas possuírem a sua documentação, incluindo o arquivo, em formato digital para uma consulta mais rápida, mais eficiente e mais fácil. Assim, as empresas poderão realizar um atendimento ao cliente mais eficaz e com maior prontidão.
O espaço físico e a TBFiles
A TBFiles é uma empresa especialista em gestão documental e possui uma vasta experiência em gestão de arquivo, como tal estamos preparados para apresentar as melhores soluções para a sua empresa, de forma a colmatar todas as suas necessidades.
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