Nos dias de hoje, imaginarmos a nossa vida sem desmaterialização de processos, sem tecnologia e sem internet é completamente impossível. Cada vez mais, somos dependentes dos telemóveis, computadores, tablets e das aplicações móveis que dão resposta às nossas necessidades.
A desmaterialização é a palavra que interliga toda esta transformação digital, ou seja, que define o processo da passagem da informação física para a informação digital.
Ainda existe alguma relutância por parte das empresas e da população na total desmaterialização dos processos, foram décadas e décadas de documentos em formato físico e o receio na mudança é enorme.
Contudo, a resistência à desmaterialização tem descido e as empresas têm procurado cada vez mais soluções capazes de colmatarem as necessidades que o mercado assim o exige.
A desmaterialização de processos possui inúmeros benefícios para as organizações e para a população em geral, nomeadamente a facilidade no acesso à informação a qualquer hora e local.
As empresas ao desmaterializarem os processos e a possuírem toda a documentação em formato digital têm ferramentas capazes de colmatarem muitas necessidades impostas pelo mercado.
Primeiramente, existe uma drástica redução no consumo do papel, ou seja, quando a informação se encontra em formato digital os custos com a aquisição do papel são praticamente inexistentes.
A redução de custos também é notória na desmaterialização de processão, não só no papel, mas também em todos os componentes necessários à impressão dos documentos. Pare além disso, a redução dos custos também abrange a eficiência na gestão dos processos ao consumir menos recursos na resolução de problemas e por sua vez menor espaço para arquivar a informação.
A melhoria na segurança é notória, uma vez que a documentação ao estar em formato digital possibilita um maior controlo e rastreabilidade no acesso aos documentos.
Estas são algumas das vantagens que as empresas possuem ao desmaterializarem processos, sendo que é extremamente importante que ocorra uma avaliação dos processos a serem desmaterializados para que se apure a sua viabilidade e eficiência.
A TBFiles é uma excelente aliada para as empresas desmaterializarem os processos administrativos. Descubra tudo!
