A destruição de documentação é, muitas das vezes, uma temática frágil para as empresas, visto ser um assunto que as organizações não contêm muito conhecimento, nem à vontade.
Existe alguma relutância em destruir documentação de elevada importância com receio de que mais tarde venham a ser necessárias para comprovar algum tipo de problema existente.
As principais consequências que advêm desta situação passam pela desorganização do arquivo, com documentação por eliminar, pouco funcional e muitas das vezes não está acondicionado nas melhores condições. Estas situações acontecem, essencialmente, por desconhecimento da legislação na conservação da documentação, pela omissão da legislação, pela falta de pessoas com formação em gestão documental/arquivo, o que resulta num desconhecimento dos prazos de destruição.
Dependente do tipo de documentos e da área a que estes pertencem os prazos de destruição também vão flutuando, como tal, é necessário possuir um controlo e um conhecimento extremo da legislação e dos prazos de destruição para aplicar nas empresas.
Para além dessas variantes, com a implementação do RGPD as regras da confidencialidade foram ligeiramente alteradas o que dificulta mais o processo, para quem é totalmente leigo no assunto.
Por isso, é importante ser verdadeiro conhecedor de todas as normas regularizadoras do processo para que não sejam cometidos erros que poderão comprometer o bom funcionamento das empresas.
Confidencialidade e Destruição de Documentação
É também necessário ter em consideração que quando se avança para a destruição da documentação, é obrigatório que a mesma seja triturada de forma a não ser possível a leitura dos ficheiros, a não conformidade com este ponto põe em causa a proteção da empresa, bem como a confidencialidade dos seus clientes e fornecedores.
Em suma, é extremamente importante as empresas possuírem um arquivo organizado, com os prazos de destruição regularizados, de forma a não comprometer a confidencialidade da empresa e dos seus clientes e fornecedores. Como tal, é recomendando que as organizações contenham uma pessoa formada em arquivo e que detenha conhecimentos de todas as regras de documentação arquivista ou em alternativa recorrer a uma empresa externa certificada que assuma e se responsabilize pelos prazos e pelo alerta à organização da aproximação do prazo de eliminação dos documentos.
A Destruição Documental na TBFiles
A TBFiles é uma empresa especializada em gestão e classificação de arquivo e possui uma vasta experiência na área. Os nossos profissionais possuem imensa formação em gestão de documental e dessa forma poderão ajudar a sua empresa a organizar o arquivo e a estabelecer os prazos de destruição da documentação.
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