Para muitas empresas existe alguma relutância das vantagens que o armazenamento em formato digital e a digitalização de documentos poderá trazer à organização. A ideia de que o formato físico dá mais segurança e é uma salvaguarda para as empresas, muitas vezes, é complicada de ser demovida e alterada.
Contudo, essa ideia tem vindo a ser desconstruída e a adoção da transformação digital e do arquivo digital tem sido gradual e progressivo por parte das organizações.
Neste post iremos enunciar algumas das vantagens da digitalização e armazenamento em formato digital, com o intuito de esclarecer e clarificar as empresas das vantagens que advém desta evolução tecnológica.
5 Vantagens da Digitalização de Documentos
1. Redução de Tempo
Ao ter disponível o arquivo em formato digital é possível reduzir consideravelmente o tempo que os documentos estão disponíveis, o que por sua vez, acaba por acelerar os processos e solucionar os problemas mais rapidamente.
2. Diminuição dos Impactos Ambientais
Quando uma organização toma a decisão de digitalizar os seus documentos, acreditamos que um dos seus pilares de sustentação passam pelos impactos ambientais que estão adjacentes ao consumo do papel e á preocupação com o meio ambiente.
3. Maior controlo no acesso à documentação
A documentação ao estar disponível em formato digital é mais simples e mais eficaz controlar os acessos dos colaboradores aos mais diversos documentos. Para além disso, é possível validar quais os funcionário que terão acesso aos documentos e rastrear as horas e os dias a que tiveram acesso à documentação.
4. Redução de Espaço
A redução de espaço é uma das vantagens mais apreciadas e valorizadas nas empresas. Através do arquivo digital é possível libertar espaço nas organizações para otimizar as áreas em zonas de maior utilidade para as empresas.
5. Acesso em simultâneo de documentos
Uma das vantagens das empresas terem os documentos em formato digital permite que o acesso aos mesmos seja feito a qualquer altura e por mais que uma pessoa ao mesmo tempo. Para além disso, é possível garantir uma maior facilidade e rapidez na resolução de problemas tanto a nível interno como com os clientes e fornecedores.
Digitalização na TBFiles
Na TBFiles, o nosso principal objetivo passa por colmatar as necessidades dos consumidores, permitindo que as empresas otimizem as operativas e se dediquem a tarefas de maior valor acrescentado. O armazenamento em formato digital permite que as empresas possuam determinadas vantagens e facilidades na rapidez e eficiência na resolução de problemas.
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