As empresas, independentemente da dimensão, têm inúmeros problemas de gestão de documentação, o que resulta num apoderamento dos recursos em tarefas rotineiras e automatizadas. Isto faz com que desperdicem as capacidades intelectuais e criativas dos colaboradores. Uma das soluções para este tipo de desafios passa pela automatização de processos.
“Segundo um estudo realizado, no Reino Unido, as pequenas empresas gastam cerca de 70 dias por ano em trabalho administrativo. Estima-se que o custo ronde as £ 35 600 (aproximadamente €41 000), incluindo neste valor a despesa com o processamento de salários.”
SAGE
O que pode uma empresa ganhar com a Automatização de Processos?
Grande parte das empresas, devido à crise económica, viram-se obrigadas a reagir às mudanças no mercado e às circunstâncias envolventes para conseguirem sobreviver ao ambiente feroz que se vivia na época. Para isso, foi necessário que as organizações se adaptassem e acompanhassem as tendências tecnologias, de modo a conseguirem diminuir os custos e aumentar a produtividade e rentabilidade da empresa.
Atualmente, um dos trajetos mais seguidos nas empresas passa pela automação de processos administrativos, ou seja, a implementação de melhorias, que visam o aumento da produtividade e a diminuição de custos operacionais. Na realidade, tudo se resume a produzir mais em menos tempo, com um custo associado muito inferior e sem falhas humanas.
As vantagens deste tipo de serviços são várias, mas iremos anunciar algumas delas.
Benefícios da Automatização de Processos
1. Otimização do tempo e aumento da produtividade
Das 5 vantagens apresentadas esta deverá ser a que tem impactos palpáveis mais rápido. A redução de tempo dispensado em cada atividade permite que os recursos humanos dediquem mais tempo em tarefas de maior nível intelectual.
Por sua vez, ao otimizar o tempo, a produtividade tem tendência a aumentar também, uma vez que o aumento da velocidade e a eficiência na realização de tarefas permite que a produtividades dos recursos seja maior e mais eficaz.
A automação de processos permite programar tarefas uma só vez, sendo que, a partir desse momento, ela se repetirá sem erros, com maior precisão, eficiência e qualidade.
2. Redução de custos
A redução de custos será uma vantagem a ser notada a longo prazo, uma vez que só quando tiver impacto representativo na empresa é que os gestores da organização perceberão a importância da automação de processos.
A partir do momento em que cada colaborador se torna mais produtivo, retirando partido das vantagens claras da automação de processos, a empresa compreenderá a mais valia da implementação deste serviço.
3. Dados integrados
Através da integração de dados realizada pelo sistema de gestão de software automatizado é permitido a concentração de toda a informação de uma empresa no único lugar, facilitando o acesso dos colaboradores a informações cruciais ao desenvolvimento da atividade laboral.
4. Integração de sistemas
Para além de ser possível a informação ser integrada nas políticas de automação de processos, os sistemas podem ser igualmente integrados. Assim, as empresas conseguem integrar sistemas diferentes num só, aumentando a segurança e a agilidade dos processos.
5. Maior fiabilidade
Através da automatização de processos é possível garantir-se uma maior qualidade e fiabilidade dos dados utilizados. Ou seja, ao utilizar as tecnologias mais recentes, é possível diminuir a taxa de erro humano e, assim, assegurar a satisfação do cliente e aumentar o padrão de qualidade do serviço.
Com isto, podemos afirmar que, com a automação de processos administrativos, as empresas conseguem libertar recursos e alocá-los a tarefas de maior capacidade intelectual e reduzir os custos das tarefas rotineiras e metódicas.
Automatização de Processos com a TBFILES
Somos uma empresa especializada em Gestão Documental e Automatização de Processos Administrativos, através da nossa vasta experiência profissional seremos capazes de dar resposta a todas as necessidades que as empresas enfrentam. Conseguirá, assim, libertar recursos e diminuir os custos.
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