Muito se fala da transformação digital, tratando-se de um conceito bastante abrangente, dado que é um fenómeno, que incorpora o uso da tecnologia digital às soluções de problemas tradicionais. Assim, abrange mudanças processuais em diversos âmbitos de uma sociedade, com uma transformação do paradigma da utilização da tecnologia.
Um aspeto da transformação digital é o conceito de “ir sem papel” e a TBFiles neste âmbito apresenta diversas soluções diferenciadas para desmaterializar e automatizar processos de negócio e de decisão, garantindo aos seus clientes maior eficiência e melhorando significativamente a sua performance.
Os Arquivos Digitais são um exemplo da transformação digital, realizada pela TBFiles, em que podemos ter a digitalização em massa de documentos e/ou a sua entrega já em formato digital, como por exemplo via e-mail, em PDF, etc. Os arquivos digitais são muitas vezes o ponto de partida da automação de processos.
Maior parte da vezes, o desafio não passa apenas por ter documentos em formato digital é necessária a extração de dados de documentos. O OCR – Optical Character Recognition ou em português, Reconhecimento Ótico de Caracteres é uma tecnologia para reconhecer carateres a partir de um arquivo de imagem ou mapa de bits, sejam eles digitalizados, escritos à mão, datilografados ou impressos. Desta forma, através do OCR é possível obter um arquivo de texto editável por um computador.
Os clientes TBFiles definem os metadados importantes para o processo em causa, sendo depois necessário identificá-los nos documentos. Este processo é conseguido com o OCR, com robots que leem o documento e quando não for possível automaticamente faremos manualmente. Neste processo automático é necessário definir templates (exemplo fatura telecomunicações) para que a extração seja mais fiável. Trabalho este executado pela equipa de IT. Como é uma área em constante evolução, a equipa de IT está a realizar novos desenvolvimentos que permitirão à equipa de operações agilizar este processo. Os templates podem ser mais simples com extração de cabeçalhos e rodapés ou mais complexos, com extração de linhas (Ex: linhas das faturas de compras).
É necessário criar um Portal de Conciliação, para as operativas dos Arquivos Digitais, com extração de metadados. O Portal de Conciliação vai permitir a extração de dados dos documentos, no entanto a automatização deste processo só acontece se os templates estiverem também desenhados. A TBFiles tem como desafio desenhar o maior número de templates, automatizando cada vez mais as operativas e aumentando a sua eficiência e performance, com o objetivo de satisfazer os nosso clientes.
Portal de Conciliação TBFiles
Artigo escrito por:
Ana Azevedo
It Project Manager at TBFiles
