A gestão documental é uma temática que tem ganho, cada vez mais, importância no seio empresarial, muito pelo aparecimento da pandemia de covid-19 e pela necessidade das empresas possuírem toda a informação organizada e em formato eletrónico.
A gestão documental é um processo muito extenso, mas essencial. Refletindo toda a organização interna de uma empresa, visto que as organizações são compostas por um enorme volume de documentos, sejam internos e externos.
Uma empresa quando não tem todos os seus documentos organizados e devidamente catalogados, existe uma grande potencialidade de perda de informação, dificuldade de localizar os documentos e de controlo de fluxos. Com o teletrabalho a necessidade de uma correta gestão documental tornou-se emergente e fundamental.
De todas as vantagens possíveis de serem enunciadas a redução de tempo e a melhoria da eficiência e produtividade são possivelmente as mais chamativas e importantes.
A redução de tempo está diretamente associado ao facto da informação ao estar devidamente organizada, indexada e digitalizada, permite que os funcionários consigam aceder à documentação de forma mais rápida, melhorando assim a eficiência e a produtividade dos colaboradores.
A rastreabilidade e a segurança, são outras características que advêm da gestão documental que permitem às empresas controlar os acessos à documentação, independentemente da hora e do local, permitindo, assim, que a informação esteja segura e acessível apenas a quem está devidamente autorizado.
A redução de custos é uma vantagem bastante apreciada pelas empresas, uma vez que as organizações ao adotarem uma solução de gestão documental permitem que os custos reduzam devido ao aumento da eficiência, na redução de tempo, na diminuição de fotocopias e de espaço de arquivo.
TBFiles: Especialista em Gestão Documental
Na TBFiles, sabemos a importância que a transformação digital tem para as empresas e o impacto que tem no melhoramento da produtividade e na redução de custos. Asseguramos a gestão documental de todo o ciclo do arquivo de documentos, desde o momento da criação ou receção do documento, até à custódia física do arquivo e digitalização dos documentos com extração avançada de dados.
