A gestão documental é uma temática cada vez mais falada no meio empresarial e nas organizações. Mas porque será? Essa é a questão que todos querem ver respondida.
Na verdade, a organização da documentação é o elemento fulcral para respondermos a todas as questões. Uma empresa que não realize corretamente a sua gestão documental terá sérios problemas de produtividade e organização.
Diariamente, existem inúmeros documentos que chegam às empresas sejam eles faturas, correspondência, contratos ou outros documentos fundamentais ao correto funcionamento das organizações. Desta forma, é quase impossível realizar uma correta gestão do arquivo sem recurso a meios informáticos.
Para além, das empresas se preocuparem com uma correta gestão dos processos da empresa, a preocupação com a ocupação do espaço físico e dos custos que os mesmos acarretam faz com que o interesse por uma solução deste género aumente exponencialmente.
A gestão do arquivo, permite a organização, o arquivo e consulta de processos e documentos digitais, ou seja, através da gestão documental é possível acompanhar todo o ciclo do arquivo do documento, desde o momento da criação ou receção até à digitalização e extração avançada de dados.
Desta forma, é possível compreender as vantagens de implementar um sistema de gestão documental nas empresas, uma vez que permite:
- Maior segurança e confidencialidade;
- Maior produtividade;
- Redução de custos;
- Acesso rápido aos documentos;
- Auditoria da qualidade dos dados;
- Portal web para consulta.
Estas são algumas das principais vantagens inerentes à implementação de um sistema de gestão documental nas empresas.
Contudo, é fundamental que as organizações quando decidem investir num sistema de gestão documental, o façam com a consciência que é necessário realizar uma avaliação de forma que se calcule qual o investimento necessário, quais as vantagens de implementar um sistema destes, como realizar o processo e quais os ganhos para as organizações.
Um sistema de gestão documental permite que as empresas obtenham um retorno elevado sobre o seu investimento, porque para além de reduzir a utilização de recursos, permite implementar padrões uniformes de qualidade e padronizados, capazes de dar uma resposta mais rapidamente.
Descubra mais informações no site da TBFiles.
