A gestão documental é um tema que tem suscitado cada vez mais interesse por parte das empresas. O impacto da pandemia de covid-19 veio trazer às organizações a preocupação na gestão de documentos e na agilização dos processos, uma vez que dada a distância física entre as organizações e as pessoas é importante realizar uma organização correta.
Mas afinal, o que é a gestão documental?
A gestão documental não é nada mais que a organização de toda a documentação, fundamental ao funcionamento das empresas.
É possível que toda a informação da empresa, independentemente da área ou departamento, esteja devidamente organizada, catalogada, indexada e armazenada.
Ao organizar a informação de forma estruturada e planificada existe uma maior facilidade no encontro dos documentos e na diminuição do tempo na procura dos mesmos. Estas são algumas das principais vantagens, bem como a redução de custos, uma vez que as empresas ao terem a documentação organizada aumentam a sua eficiência na gestão de processos.
A desmaterialização é a palavra-chave que permite que a gestão documental seja feita de uma forma mais célere e mais tecnológica. A digitalização dos documentos em formato físico para formato digital é uma mais-valia para todas as empresas, uma vez que a documentação fica disponível 24h por dia em qualquer local.
A solução de gestão documental da TBFiles está presente em todo o ciclo do arquivo dos documentos, desde o momento da receção do ficheiro até à sua desmaterialização e extração automática de dados.
Desta forma, é possível que as empresas possuam um portal web para a consulta da informação, que seja feita uma auditoria da qualidade dos dados e com custos variáveis indexados à utilização.
A solução de gestão documental da TBFiles permite que as empresas tenham uma maior rapidez de resposta aos clientes, uma vez que a informação se encontra devidamente organizada e catalogada.
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