A digitalização tem ganho cada vez mais relevância nas empresas e no quotidiano dos trabalhadores. Para alguns, ainda não é expressivo as vantagens que a digitalização acarreta, mas são inúmeros os pontos positivos que advêm desta tecnologia.
Abaixo iremos descrever as principais vantagens que esta ferramenta irá trazer à sua organização.
Os Benefícios da Digitalização
1 – Facilidade no Acesso aos Documentos
O investimento na digitalização pelas empresas tem o intuito de aumentar a facilidade e a rapidez de acesso aos documentos sem necessidade de se deslocarem. O permanente acesso aos documentos permite um melhor atendimento ao cliente, bem como uma mais rápida solução de eventuais problemas que implicariam a perda de tempo na procura de histórico.
2 – Economia de Espaço
Na digitalização documental umas das grandes vantagem é a possibilidade de reduzir substancialmente o arquivo físico. Ao ter todos os documentos disponíveis em formato digital é possível destruir os documentos que tenham cumprido o prazo legal, reduzindo assim o volume de papel aumentando o espaço para outras utilidades.
3 – Otimização de Tempo
A otimização de tempo é uma das principais vantagens da digitalização. Os colaboradores ao terem os documentos digitalizados poderão aceder através do computador a qualquer altura, mais que uma pessoa ao mesmo tempo, permitindo uma resposta mais rápida e uma resolução mais eficaz dos problemas.
4 – Diminuição da perda de documentos
Quando todo o arquivo está disponível digitalmente é possível haver um maior controlo da documentação e assim evitar que se deteriorem ou desapareçam. É necessário realizar com frequência a realização de backups para que toda a informação fique segura e guardada.
5 – Redução do Papel
A preocupação com a pegada ecológica por parte das empesas tem crescido exponencialmente o que incute nas organizações a preocupação com o ambiente e com a redução e reciclagem do papel.
Através da digitalização de documentos o arquivo é reduzido substancialmente o que para além de libertar espaço na empresa, a empresa torna-se mais verde e mais amiga do ambiente, uma característica muito valorizada nos dias de hoje.
A Digitalização na TBFiles
Uma das especialidades da TBFiles passa pela digitalização de documentos: com este serviço podemos dar resposta a todas as necessidades dos clientes que pretendem desmaterializar documentos reduzindo, assim, o consumo de papel, libertando espaço e tempo para tarefas de maior desenvolvimento intelectual.
Tanto a custódia de arquivo como a destruição de papel são outros serviços complementares que colmatam as necessidades das empresas. Caso o cliente queira libertar espaço físico ou se quiser desfazer-se dos documentos seremos capazes de dar resposta.
Contacte-nos e encontre a melhor solução para a sua empresa.
