Com o final do ano a aproximar-se, muitas das vezes, sentimos a necessidade de arrumar a “casa” e colocar tudo no sítio correto para começar o novo ano com mais espaço e capacidade para armazenar novos projetos. Uma das melhores formas de o fazer é através da desmaterialização de documentos que já não necessita.
Para que tudo seja realizado corretamente, é necessário, primeiramente, realizar uma triagem do arquivo e ponderar o que necessita de ficar armazenado do que poderá ser destruído por não ser legalmente necessário guardar.
Depois de ser feita essa seleção é importante decidir se se opta por manter o arquivo entre portas ou se se prefere entregar a uma empresa especializada que se responsabilize pela gestão.
Existem inúmeras vantagens em colocar o armazenamento numa empresa externa, sendo que as principais são a libertação de espaço para atividades de maior valor acrescentado para a empresa, a despreocupação com a temática do arquivo, o controlo de prazos legais por parte da entidade e a possibilidade de digitalizar toda a documentação, tendo-a disponível a qualquer momento e em qualquer lugar.
Embora ainda existam alguns receios em colocar informação importante e confidencial fora das instalações, e o pensamento de que a documentação poderá ser extraviada assusta muitas entidades, o que, muitas das vezes, as faz optar por acumular a documentação na empresa.
Contudo, as empresas cada vez mais têm apostado num serviço de externalização que permite que uma entidade externa realize toda a gestão do arquivo, sem que as mesmas se preocupem mais com a temática.
É o caso da TBFiles, que é uma empresa especializada em gestão documental e desmaterialização, que se compromete a cuidar de toda a sua documentação permitindo que se liberte dessa preocupação e se foque em tarefas de maior valor acrescentado para a sua organização.
Explore os nossos serviços de gestão documental e perceba como poderemos ajudar a sua organização a tornar o arquivo em dados relevantes para a sua atividade.
