Muitas empresas quando optam pelo caminho da automação de processos necessitam, primeiramente, de analisar detalhadamente a dinâmica da empresa para compreenderem qual será o melhor departamento/ área para aplicar esta tecnologia.
Apesar da automação de processos ser abrangente a qualquer departamento dentro de uma organização, é crucial que se realize uma avaliação pormenorizada de todos os processos realizados de forma manual, para compreender onde a automação será mais eficaz e com resultados significativos.
Para que a implementação da tecnologia seja efetuada corretamente é necessário realizar alguns procedimentos chave que asseguram o sucesso da automação de processos.
De seguida, iremos listar todas as etapas que descrevem como este processo deverá ser realizado de forma a otimizar ao máximo os resultados.
As Etapas da Automação de Processos nas Empresas
1. Levantamento das necessidades de negócio
Nesta primeira etapa é necessário realizar um levantamento de todos os processos de cada departamento da empresa para compreender quais as tarefas que são realizadas de forma manual e como poderá ser feita a automatização de forma a rentabilizar ao máximo o processo.
Esse levantamento é crucial para apurar toda a cadeia de processos e assim analisar quais os departamentos que serão melhores para intervir.
2. Mapeamento de processos
Na segunda etapa é necessário que seja feito um mapeamento de todos os processos de forma a conseguir apurar quais as áreas que terão um maior impacto na operativa da empresa e quais irão serão as primeiras a serem implementadas.
3. Priorizar Processos
Na terceira parte da implementação do processo é necessário estabelecer prioridades dentro dos departamentos da empresa com o intuito de compreender quais serão as primeiras áreas a serem automatizadas. Com o auxílio de critérios de seleção será possível alcançar maior partido da otimização da tecnologia.
4. Monitorização de resultados
Por fim, é fundamental monitorizar os resultados depois da implementação da tecnologia para observar qual o grau de melhoria do serviço, o tempo otimizado para outras tarefas e o aumento da produtividade dos colaboradores ao estarem alocado a tarefas de maior valor acrescentado.
Em suma, para que os resultados da automação de processos sejam maximizados é fundamental que a sua implementação seja realizada corretamente, só assim será possível compreender as alterações realizadas, bem como ajustar à medida que o projeto se for desenrolando para retirar o maior partido da tecnologia.
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