A procura por arquivo digital tem aumentado exponencialmente ao longo do tempo, bem como o interesse por parte das pessoas e das empresas.
Contudo, ainda existem algumas dúvidas sobre o conceito e a sua utilidade e com a dispersão de informação que existe ainda torna mais difícil de compreender. É importante filtrar a informação e aplicá-la corretamente no meio empresarial.
O arquivo digital ganhou maior notoriedade com a necessidade das empresas em desmaterializarem os processos e agilizarem os seus métodos de trabalho. Com o principal objetivo de aumentar a facilidade e rapidez de acesso à documentação, de rastrear os ficheiros aquando da sua utilização, bem como de possuírem a informação num único local, libertando espaço físico que poderá ser rentabilizado para outras atividades.
De uma forma simplificada, o arquivo digital é um serviço que tem como principal função o armazenamento, a gestão e a partilha estruturada de informação pelos intervenientes. Ou seja, através do arquivo digital é possível concentrar toda a informação de uma empresa, independentemente do departamento a que pertence, num único local. O arquivo só poderá ser acedido por quem tem permissões, todas as atividades dos utilizadores são rastreadas uma vez que o acesso é parametrizado de forma a que exista um maior controlo da informação consultada. Para além disso, a informação poderá ser visualizada por mais do que uma pessoa ao mesmo tempo, o que reduz significativamente o tempo de resolução de problemas e de burocracias.
Este tipo de serviços possuem inúmeras vantagens não só para as empresas como para os seus colaboradores. Uma das vantagens mais evidentes é na redução de tempo em cada tarefa o que permite que os colaboradores realizem mais tarefas num dia e o seu tempo de resposta seja mais reduzido devido à facilidade de acesso à informação.
Em suma, o arquivo digital é equiparado a uma biblioteca dos tempos modernos, onde todos os artigos poderão ser acondicionados e acessíveis em qualquer lugar a quem possui autorização para tal.
Na TBFiles…
Por sermos uma empresa especialista em transformação digital, possuímos os serviços de arquivo digital que poderão ajudar a sua empresa a colmatar as necessidades impostas pelo meio empresarial.
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