Numa empresa existe inúmera documentação necessária ao seu bom funcionamento, contudo e segundo a lei existem regras para a sua conservação, preservação e destruição, que fazem com que o arquivo seja extenso e bastante denso.
Desta forma, é importante que as organizações possuam a documentação organizada e devidamente catalogada para que os prazos de preservação e de destruição estejam assegurados.
Organizar e ordenar um arquivo é um trabalho extremamente moroso e burocrático, que muitas das vezes para ser bem feito é necessário possuir um recurso humano, a tempo inteiro. Ao fazê-lo todo o processo fica extremamente encarecido e muitas vezes difícil de gerir.
A introdução do regulamento de proteção de dados veio trazer às empresas regras bastante restritivas, nomeadamente ao nível da recolha, tratamento e conservação dos dados.
Na área dos recursos humanos, por exemplo, existem regras bastante rigorosas no que diz respeito ao arquivo, nomeadamente:
- Contratos de trabalho – 5 anos após a saída do colaborador
- Seguros de Acidentes de Trabalho e doenças profissionais – 5 anos (genericamente, pode haver variáveis na apólice de seguro)
- Formações – Ao fim de 10 anos
- Mapas de férias – Ao fim de 5 anos
- Mapas de horas extraordinárias – Ao fim de 5 anos
- CVs de candidaturas espontâneas – Ao fim de 1 ano
Como é possível observar acima, existem inúmeras regras e diferentes momentos para a documentação ser guardada e posteriormente destruída e como tal, é necessário ter bastante cuidado e atenção aos prazos de retenção.
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