Um correto sistema de gestão documental é extremamente importante para as empresas, uma vez que dada a quantidade de documentos existentes numa organização a importância dos mesmos de encontrarem organizados acarreta inúmeras vantagens para as empresas e para os seus funcionários.
As organizações utilizam inúmeros documentos no seu dia a dia para as mais variadas áreas e departamentos, como tal se as informações se encontrarem devidamente organizada e estruturada as tarefas dos colaboradores serão muito mais facilitadas.
Neste artigo vamos listar algumas das principais vantagens para as empresas adotarem um sistema de gestão documental.
As principais vantagens da Gestão Documental nas empresas
1. Desmaterialização
A desmaterialização é das vantagens mais evidentes deste sistema. Quando uma empresa decide implementar um sistema de gestão documental garante que toda a documentação que se encontra em formato físico é digitalizada e classificada segundo os critérios por vós definidos. Ou seja, é possível fazer a classificação por documentos contabilísticos, financeiros, de Recursos Humanos, entre outros.
2. Aumento da Produtividade
Com a implementação de um sistema de gestão documental a informação fica devidamente estruturada e organizada e como tal, existe uma maior rapidez no acesso à informação, logo os colaboradores ficam muito mais libertos para tarefas de maior impacto para a organização.
3. Redução de custos
A redução de custos encontra-se diretamente relacionada com dois fatores, nomeadamente o aumento da produtividade, uma vez que os colaboradores perdem menos tempo a procurar documentos e utilizam a sua energia para tarefas de maior valor acrescentado. E a desocupação de armazéns e de salas de arquivo significam uma redução considerável para as empresas.
4. Menor risco de perda de documentos
Quando a informação se encontra destruturada e desorganizada existe uma maior suscetibilidade de perda ou extravio dos documentos. Dado o elevado volume de documentos é extremamente importante ter a informação devidamente catalogada e organizada para que estes tipos de situações não ocorram.
Estas são algumas das vantagens que permitem as empresas compreenderem os benefícios que as implementações de uma correta gestão documental acarretam.
TBFiles: Especialista em Gestão Documental
Na TBFiles, sabemos a importância que a transformação digital tem para as empresas e o impacto que tem no melhoramento da produtividade e na redução de custos. Asseguramos a gestão documental de todo o ciclo do arquivo de documentos, desde o momento da criação ou receção do documento, até à custódia física do arquivo e digitalização dos documentos com extração avançada de dados.
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